Постановление Администрации городского округа Жигулевск Самарской области от 19.03.2014 N 014нпа "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов"
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
САМАРСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 19 марта 2014 г. № 014нпа
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
В целях регламентации административных процедур и административных действий при предоставлении администрацией городского округа Жигулевск муниципальной услуги по предоставлению сведений, содержащихся в муниципальном архиве, руководствуясь Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации", Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг", Постановлением администрации городского округа Жигулевск от 01.02.2011 № 001нпа "Об утверждении Порядка разработки и принятия административных регламентов по предоставлению муниципальных услуг в городском округе Жигулевск, руководствуясь Уставом городского округа Жигулевск Самарской области, постановляю:
1. Утвердить Административный регламент предоставления муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов в новой редакции согласно приложению к настоящему Постановлению.
2. Признать утратившим силу Постановление мэра городского округа Жигулевск от 27.04.2012 № 046нпа "Об утверждении Административного регламента предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов".
3. Опубликовать настоящее Постановление в средствах массовой информации.
4. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа Жигулевск - управляющего делами Анисимова В.В.
Глава администрации
В.Я.КЛАССЕН
Приложение
к Постановлению
администрации городского
округа Жигулевск
от 19 марта 2014 г. № 014нпа
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ
НА ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
1. Общие положения
1.1. Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Прием на хранение архивных документов" (далее - Административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата предоставления муниципальной услуги, создания комфортных условий для потребителей муниципальной услуги, определяет порядок, сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации городского округа, а также порядок взаимодействия архивного отдела с Управлением государственной архивной службы Самарской области, федеральными государственными архивами, органами местного самоуправления и организациями при оказании муниципальной услуги.
1.2. В настоящем Административном регламенте используются следующие термины и понятия:
муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее - муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления (далее - орган, предоставляющий муниципальные услуги), которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом городского округа Жигулевск Самарской области;
архивный документ - материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
документы постоянного срока хранения - документы, отнесенные в установленном порядке к составу архивного фонда Самарской области и подлежащие постоянному сроку хранения в государственных и муниципальных архивах Самарской области;
архивная опись - это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для учета и раскрытия содержания;
историческая справка - документ, содержащий сведения по истории фондообразователя и архивного фонда, краткую характеристику состава и содержания его документов и системы научно-справочного аппарата архива;
экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение;
экспертно-проверочная комиссия - коллегиальный орган, созданный для рассмотрения научно-методических и практических вопросов, связанных с определением состава документов архивного фонда Самарской области, экспертизой ценности документов и комплектованием ими государственных и муниципальных архивов;
единица хранения - физически обособленные документы или совокупность документов, имеющие самостоятельные значения;
дело - совокупность документов, отдельный документ, заключенные в обособленную обложку, папку;
архивный шифр - обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения ее учета и идентификации;
лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле.
1.3. Право на получение муниципальной услуги имеют:
- организации, граждане либо их уполномоченные представители, документы которых подлежат передаче на постоянное хранение в архивный отдел администрации городского округа Жигулевск в обязательном порядке или на основании соглашения (договора);
- негосударственные организации, общественные объединения либо их уполномоченные представители, расположенные на территории городского округа, которые являются источниками комплектования архивного отдела администрации городского округа Жигулевск;
- ликвидированные организации при отсутствии правопреемника либо их уполномоченные представители;
- граждане (держатели личных фондов) либо их уполномоченные представители на основании договора.
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск принимает от источников комплектования документы архивного фонда Самарской области по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством Российской Федерации:
- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации (в том числе органов прокуратуры Российской Федерации, Центральной избирательной комиссии Российской Федерации, Счетной палаты Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации (Банка России)), а также для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов государственных внебюджетных фондов и федеральных организаций - 15 лет;
- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов государственной власти, иных государственных органов субъектов Российской Федерации и организаций субъектов Российской Федерации - 10 лет;
- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации документов органов местного самоуправления и муниципальных организаций - 5 лет;
- для включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации отдельных видов архивных документов:
- записей актов гражданского состояния - 100 лет;
- документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;
- проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;
- технологической и конструкторской документации - 20 лет;
- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;
- научной документации - 15 лет;
- кино- и фотодокументов - 5 лет;
- видео- и фонодокументов - 3 года.
1.4. Предоставление муниципальной услуги по приему на хранение архивных документов осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (текст Конституции опубликован в "Российской газете", 25.12.1993, № 237);
- Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" (текст опубликован в "Российской газете", 06.10.2003, № 40);
- Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" (опубликован в изданиях: "Российская газета", № 168, 30.07.2010; "Собрание законодательства РФ", 02.08.2010, № 31, ст. 4179);
- Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Собрание законодательства Российской Федерации", 2004 г., № 43, ст. 4169);
- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (текст Федерального закона опубликован в "Российской газете", 05.05.2006, № 95; "Собрании законодательства Российской Федерации", 08.05.2006, № 19, ст. 2060; "Парламентской газете", 11.05.2006, № 70-71);
- Законом Самарской области от 12.05.2005 № 109-ГД "Об архивном деле в Самарской области" (опубликован в "Волжской коммуне" от 17 мая 2005 г., № 88);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Уставом городского округа Жигулевск, принятым Решением Думы городского округа Жигулевск от 14.05.2013 № 386 (опубликован в "Жигулевском рабочем" от 30.05.2013, № 54);
- Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (Федеральная архивная служба России, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела).
1.5. Информацию о порядке предоставления муниципальной услуги заявитель может получить в средствах массовой информации, в сети Интернет на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, в архивном отделе администрации городского округа Жигулевск, на информационных стендах.
2. Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1. Наименование муниципальной услуги - "Прием на хранение архивных документов".
2.2. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1. Муниципальную услугу предоставляет архивный отдел администрации городского округа Жигулевск (далее - архивный отдел).
2.2.2. Сведения о местах нахождения, номерах телефонов для справок, адресах электронной почты архивного отдела содержатся в приложении № 6 к Административному регламенту.
Адрес официального сайта администрации городского округа Жигулевск в сети Интернет: www.zhigulevsk.org, адрес Единого портала государственных и муниципальных услуг: www.gosuslugi.ru.
2.3. Результатом предоставления муниципальной услуги является:
- прием на хранение документов в архивный отдел;
- составление акта приема-передачи дел на постоянное хранение (приложение № 2 к Административному регламенту);
- письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
2.4. Срок предоставления муниципальной услуги.
Общий срок предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 дней со дня получения от заявителя архивных документов в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом.
В случае если организация, направившая запрос, является источником комплектования другого архивного отдела муниципального района, городского округа, запрос в течение 10 дней направляется по принадлежности в соответствующий муниципальный архив Самарской области, о чем архивный отдел сообщает заявителю.
2.5. Правовые основания для предоставления муниципальной услуги.
Правовыми основаниями для предоставления муниципальной услуги являются законодательные и иные правовые акты, указанные в пункте 1.4 настоящего Административного регламента.
2.6. Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательными или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1. Перечень документов и информации, которые заявитель должен представить самостоятельно:
- заявление в установленной форме (приложение № 1 к настоящему Административному регламенту);
- документ, удостоверяющий личность заявителя (для физических лиц);
- документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (в случае если с заявлением обращается представитель заявителя);
- опись дел постоянного хранения или опись дел по личному составу (для ликвидированных организаций без правопреемника) (приложения № 3 и № 4 к настоящему Административному регламенту);
- историческая справка организации со всеми переименованиями и сведениями о реорганизации и ликвидации;
- документ, подтверждающий факт ликвидации юридического лица (для ликвидированных организаций).
Прием-передачу документов (у источников комплектования архивного отдела) на хранение осуществляет архивный отдел согласно утвержденному начальником архивного отдела плану-графику приема документов архивного фонда Самарской области на государственное хранение.
2.6.2. Перечень документов и информации, которые обратившийся вправе представить по собственной инициативе, так как они подлежат представлению в рамках межведомственного информационного взаимодействия, отсутствует.
2.7. Перечень услуг, которые являются необходимыми и обязательными для предоставления муниципальной услуги, отсутствует.
2.8. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- отсутствие документов, предусмотренных пунктом 2.6 настоящего Административного регламента, или предоставление документов не в полном объеме;
- предоставление документов, содержащих ошибки или противоречивые сведения;
- заявление подано лицом, не уполномоченным совершать такого рода действия.
2.9. Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги:
- запрос не содержит фамилии, имени, отчества (последнее - при наличии), почтового адреса и (или) электронного адреса обратившегося;
- не вышел предельный срок хранения документов в архивах организаций и государственных органах;
- организация не является источником комплектования;
- у ликвидированной организации есть правопреемник;
- не вышел срок приема документов от негосударственных организаций, определенный в соглашении (договоре);
- документы организаций находятся в неупорядоченном состоянии и без архивных коробок;
- не составлены и не утверждены экспертно-проверочной комиссией описи дел постоянного хранения;
- не обеспечена в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Самарской области и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденными Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 № 19, подготовка к передаче в упорядоченном состоянии документов на постоянное хранение в государственные архивы.
От государственной организации прием документов с неистекшими сроками временного хранения производится только при наличии свободных помещений.
2.10. Муниципальная услуга предоставляется на бесплатной основе.
2.11. Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при выдаче результата услуги - 15 минут.
2.12. Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги - не более 15 минут.
2.13. Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запроса о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам.
2.13.1. Прием граждан осуществляется в специально выделенных для предоставления муниципальных услуг помещениях.
Помещения должны содержать места для информирования, ожидания и приема граждан. Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормам.
У входа в каждое помещение размещается табличка с наименованием помещения (архивохранилище, читальный зал, рабочий кабинет, приемная).
2.13.2. По возможности около здания организуются парковочные места для автотранспорта.
Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
2.13.3. Центральные входы в здания, где находится архивный отдел, должны быть оборудованы информационной табличной (вывеской), содержащей информацию о наименовании, режиме работы.
2.13.4. В помещениях для ожидания отводятся места, оборудованные стульями. В местах ожидания имеются доступные места общего пользования (туалет).
2.13.5. Места информирования, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами, на которых размещается визуальная и текстовая информация;
- стульями и столами для оформления документов.
К информационным стендам должна быть обеспечена возможность свободного доступа граждан.
На информационных стендах, официальных сайтах в сети Интернет размещается следующая обязательная информация:
- номера телефонов, факсов, адреса официальных сайтов, электронной почты органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- режим работы органов, предоставляющих муниципальную услугу;
- графики приема граждан, где осуществляются прием письменных обращений граждан и устное информирование граждан; фамилии, имена, отчества и должностных лиц, осуществляющих прием письменных обращений граждан и устное информирование.
Также на информационных стендах размещены:
- образцы заполнения запросов для предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.13.6. Помещение для приема заявителей должно быть оборудовано табличкой с указанием должности и лица, осуществляющего прием. Место для приема заявителей должно быть оборудовано стулом, иметь место для написания и размещения документов, заявлений.
2.14. Показатели доступности и качества муниципальных услуг.
Качественной муниципальная услуга признается при предоставлении в сроки, определенные настоящим Административным регламентом, а также при отсутствии жалоб со стороны потребителей на нарушение требований стандарта предоставления муниципальной услуги, при соблюдении максимального срока ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги - не более 15 минут.
Заявители (получатели муниципальной услуги) могут принимать участие в опросах, анкетировании по вопросам удовлетворенности полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги, в том числе в электронной форме, соблюдения положений настоящего Административного регламента, сроков и последовательности действий (административных процедур), предусмотренных настоящим Административным регламентом.
Показателями доступности муниципальной услуги являются:
- простота и ясность изложения информационных документов;
- наличие различных каналов получения информации об услуге;
- реализация этапов предоставления муниципальной услуги в электронном виде (в соответствии со сроками, установленными Правительством Российской Федерации).
2.15. Иные требования, в том числе учитывающие особенности предоставления муниципальных услуг в многофункциональных центрах и в электронной форме.
2.15.1. Услуга не предоставляется через многофункциональный центр.
На Едином портале государственных и муниципальных услуг размещены информация об услуге, формы заявлений для получения муниципальной услуги, обеспечивается доступ к ним для копирования и заполнения в электронном виде.
С использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг обеспечивается возможность:
- в целях получения услуги представлять документы в электронном виде;
- осуществлять мониторинг хода предоставления услуги (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).
При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.
2.15.2. Информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется в виде:
- индивидуального информирования;
- публичного информирования.
Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
2.15.3. Индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги обеспечивается специалистами архивного отдела, осуществляющими предоставление муниципальной услуги (далее - должностное лицо), лично либо по телефону.
2.15.4. Заявитель имеет право на получение сведений о стадии прохождения его обращения, в том числе с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг (в соответствии со сроками реализации этапов перехода на предоставление муниципальных услуг в электронном виде, установленных Правительством Российской Федерации).
2.15.5. При информировании заявителя о порядке предоставления муниципальной услуги должностное лицо сообщает информацию по следующим вопросам:
- категории заявителей, имеющих право на получение муниципальной услуги;
- перечень документов, требуемых от заявителя, необходимых для получения муниципальной услуги;
- требования к заверению документов и сведений;
- входящие номера, под которыми зарегистрированы в системе делопроизводства заявления и прилагающиеся к ним материалы;
- необходимость представления дополнительных документов и сведений.
Информирование по иным вопросам осуществляется только на основании письменного обращения.
При ответе на телефонные звонки должностное лицо должно назвать фамилию, имя, отчество, занимаемую должность и наименование архивного отдела, предложить гражданину представиться и изложить суть вопроса.
Должностное лицо при обращении с заявителем (по телефону или лично) должно корректно и внимательно относиться к заявителю, не унижая его чести и достоинства. Устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги должно проводиться с использованием официально-делового стиля речи.
Во время разговора необходимо произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат.
Должностное лицо, осуществляющее устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, не вправе осуществлять информирование заявителя, выходящее за рамки стандартных процедур и условий предоставления муниципальной услуги и прямо или косвенно влияющее на индивидуальное решение гражданина.
Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги, должно принять все необходимые меры для полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. В случае невозможности предоставления полной информации должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное информирование, должно предложить гражданину обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для него время для устного информирования по интересующему его вопросу.
2.15.6. Индивидуальное письменное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги при письменном обращении гражданина в архивный отдел, предоставляющий муниципальную услугу, осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением, а также электронной почтой.
При индивидуальном письменном информировании ответ направляется заявителю в течение 30 дней со дня регистрации обращения.
2.15.7. Публичное информирование о порядке предоставления муниципальной услуги осуществляется посредством размещения соответствующей информации на официальном сайте администрации городского округа Жигулевск www.zhigulevsk.org, Едином портале государственных и муниципальных услуг www.gosuslugi.ru, на информационных стендах в архивном отделе администрации.
3. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку
их исполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1. Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении № 5 к настоящему Административному регламенту.
3.2. Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов и передача их на исполнение;
- проверка наличия и соответствия документов с описью дел;
- выявление непрофильных документов;
- проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов;
- прием и регистрация документов в книге учета поступления документов;
- оформление акта приема-передачи документов на хранение.
3.3. Последовательность и сроки выполнения административных процедур, а также требования к порядку их выполнения при обращении в архивный отдел.
3.3.1. Регистрация запросов и передача их на исполнение.
Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заявителя в архивный отдел с заявлением (запросом) в установленной форме, представляемым лично, по почте или в электронной форме с использованием Единого портала государственных и муниципальных услуг.
При подаче заявления через Единый портал государственных и муниципальных услуг возможна авторизация с использованием универсальной электронной карты.
Заявления регистрируются в течение 3 дней со дня поступления в архивный отдел должностным лицом в журнале регистраций архивных запросов.
Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
После регистрации запросы передаются на рассмотрение начальнику архивного отдела.
Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.
3.3.2. Проверка наличия и соответствия документов с описью дел.
Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. Во всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая заверительная запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.
Документы, передаваемые в архивный отдел, должны быть подшиты или переплетены, проставлены номера листов, составлен лист-заверитель, при необходимости с составленной внутренней описью документов.
Вносятся необходимые уточнения в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией описям дел, документов. Документы по личному составу - по согласованным экспертно-проверочной комиссией описям дел, документов. Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.
3.3.3. Выявление непрофильных документов:
- проведение экспертизы ценности и осуществление комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение.
3.3.4. Проверка физического, санитарно-гигиенического, технического состояния документов:
- перед передачей документов на постоянное хранение заявителем совместно с представителем архивного отдела проводится проверка правильности научно-технической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов. При обнаружении дефектов составляется акт. Устранение обнаруженных дефектов проводится силами заявителя. Вместе с документами передаются три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел.
3.3.5. Прием и регистрация документов в книге учета поступления документов:
- прием документов постоянного хранения в архивный отдел от источников комплектования осуществляется в соответствии с ежегодным планом-графиком архивного отдела, утвержденным администрацией городского округа Жигулевск и согласованным с организацией - источником комплектования. Внеплановый прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования и отсутствия его правопреемника или в случае угрозы сохранности архивных документов.
При первом приеме архивных документов от источников комплектования в архивный отдел передается историческая справка о нем и его фонде. При последующих передачах документов дается дополнение к исторической справке о происшедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов.
Доставка документов в архивный отдел в архивных коробках производится силами и за счет средств организаций.
Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав архивного фонда Самарской области по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
Прием документов от граждан в архивный отдел осуществляется на основании решения экспертно-проверочной комиссии Управления государственной архивной службы Самарской области по результатам рассмотрения заключения о научно-исторической ценности документов личного происхождения и сдаточной или оценочной описи, и оформляются актом приема на хранение документов личного происхождения. При отрицательном решении вопроса о приеме или приобретении архивным отделом документов от граждан, а также возврате по результатам экспертизы ценности владельцу их части из числа находившихся в архиве составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архивном отделе, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.
Аудиовизуальные документы принимаются на хранение в следующем комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветных и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.
Электронные документы принимаются на хранение в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.
Передача дел по личному составу ликвидированных организаций, не имеющих правопреемника, осуществляется по описям (составляется историческая справка организации со всеми переименованиями).
При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы архивного фонда Самарской области, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в архивный отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации и на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) и архивным отделом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) организует их упорядочение в установленном порядке.
3.3.6. Оформление акта приема-передачи документов на хранение.
Прием архивных документов на временное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.
Прием документов на постоянное хранение оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один остается в архивном отделе, другой - в организации, передающей документы (приложение № 2 к Административному регламенту). Вместе с архивными документами в архивный отдел передаются три экземпляра описи дел, документов (приложения № 3, 4 к Административному регламенту).
Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. Срок рассмотрения обращения граждан может быть продлен в исключительных случаях, а также в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона № 59-ФЗ, начальник архива вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока его рассмотрения гражданина, направившего обращение. Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4. Формы контроля за исполнением
Административного регламента
4.1. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется должностными лицами архивного отдела, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения сотрудниками положений настоящего Административного регламента.
4.2. Проведение текущего контроля должно осуществляться не реже двух раз в год.
Текущий контроль может быть плановым (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы архивного отдела) и внеплановым (проводится по конкретному обращению). При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или вопросы, связанные и исполнением отдельных административных процедур (тематические проверки).
4.3. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5. Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных
лиц или муниципальных служащих
5.1. Предмет досудебного (внесудебного) обжалования заявителем решений и действий (бездействия) органа администрации, а также должностного лица или муниципального служащего.
Заявитель может обратиться с жалобой в том числе в следующих случаях:
5.1.1. Нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
5.1.2. Нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
5.1.3. Требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
5.1.4. Отказ в приеме документов, предоставление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5.1.5. Отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.6. Затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами;
5.1.7. Отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2. Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.2.1. Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе, в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу, подаются в вышестоящий орган (при его наличии) либо в случае его отсутствия рассматриваются непосредственно руководителем органа, предоставляющего муниципальную услугу.
5.2.2. Жалоба может быть направлена по почте, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта органа, предоставляющего муниципальную услугу, Единого портала государственных и муниципальных услуг либо регионального портала государственных и муниципальных услуг, через многофункциональный центр, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.2.3. Особенности подачи и рассмотрения жалоб на решения и действия (бездействие) органов местного самоуправления и их должностных лиц, муниципальных служащих устанавливаются соответственно нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.
5.2.4. Жалоба должна содержать:
5.2.4.1. Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
5.2.4.2. Фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
5.2.4.3. Сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
5.2.4.4. Доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2.5. Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение пятнадцати рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.2.6. По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
5.2.6.1. Удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Самарской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
5.2.6.2. Отказывает в удовлетворении жалобы.
5.2.7. Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в п. 5.2.6 настоящего Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.2.8. В случае установления в ходе или по результатам рассмотрения жалобы признаков состава административного правонарушения или преступления должностное лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб в соответствии с п. 5.2.1 настоящего Административного регламента, незамедлительно направляет имеющиеся материалы в органы прокуратуры.
Приложение № 1
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
Начальнику архивного отдела
администрации городского округа
Жигулевск
Запрос
___________________________________________________________________________
название организации (учреждения)
___________________________________________________________________________
просит принять на постоянное (долговременное) хранение документы
___________________________________________________________________________
название передаваемого фонда
___________________________________________________________________________
за __________________________ годы в количестве ___________________________
цифрами и прописью
__________________________________________________________ единиц хранения.
Наименование должности руководителя Подпись Расшифровка
Инициалы и фамилия исполнителя
Телефон
Приложение № 2
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
Утверждаю Утверждаю
_____________________ Начальник архивного отдела
(наименование должности руководителя администрации городского округа
организации-сдатчика) Жигулевск Самарской области
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
______________ № ______
приема-передачи архивных
документов на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
сдал, (название организации сдатчика)
Архивный отдел администрации городского округа Жигулевск Самарской области
принял (название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
№ п/п
Название, номер описи
Количество экземпляров описи
Количество ед. хр.
Примечания
1
2
3
4
5
Итого принято ______________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен № ___
Изменения в учетные документы внесены
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение № 3
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
____________________________________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № __________________ руководителя организации
ОПИСЬ № _________________ Подпись Расшифровка подписи
дел постоянного хранения Дата
за ____________________ год
Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
Количество листов
Примечания
1
2
3
4
5
6
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _______________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК _______________________ Протокол ЦЭК (ЭК) ________________
(наименование архивного (наименование
______________________________ __________________________________
органа, архива) организации)
от ______________ № ________________ от ______________ № ______________
Приложение № 4
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
____________________________________________________________
(наименование организации)
УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд № __________________ руководителя организации
ОПИСЬ № _________________ Подпись Расшифровка подписи
дел по личному составу Дата
за ____________________ год
Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п
Индекс дела
Заголовок дела
Крайние даты
срок хранения
Количество листов
Примечания
1
2
3
4
5
6
7
В данный раздел описи внесено ______________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с № _________________________ по № _______________________, в том числе:
литерные номера: _______________________________________________________
пропущенные номера: ____________________________________________________
Наименование должности
составителя описи Подпись Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
УТВЕРЖДЕНО СОГЛАСОВАНО
Протокол ЭПК _______________________ Протокол ЦЭК (ЭК) ________________
(наименование архивного (наименование
______________________________ __________________________________
органа, архива) организации)
от ______________ № ________________ от ______________ № ______________
Приложение № 5
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
БЛОК-СХЕМА
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ПРИЕМ НА ХРАНЕНИЕ
АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ" ПРИ ОБРАЩЕНИИ ЗАЯВИТЕЛЯ В АРХИВНЫЙ
ОТДЕЛ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ЖИГУЛЕВСК
Регистрация запросов и передача их на исполнение
\/
Проверка наличия и соответствия
документов с описью дел
\/
Выявление непрофильных документов
\/
Проверка физического, санитарно-гигиенического
и технического состояния документов
\/ \/
Прием и регистрация Отказ в приеме на
документов в книге учета хранение архивных
поступления документов документов
\/ \/
Оформление акта Выдача заявителю
приема-передачи уведомления об отказе в
документов на хранение предоставлении услуги
Приложение № 6
к Административному регламенту
по предоставлению муниципальной услуги
"Прием на хранение архивных документов"
График работы архивного отдела администрации
городского округа Жигулевск по приему граждан
Понедельник:
08.00 - 12.00.
Вторник:
неприемный день.
Среда:
08.00 - 12.00.
Четверг:
08.00 - 12.00.
Пятница:
неприемный день
Перерыв:
12.00 - 13.00.
Суббота, воскресенье - выходной.
Общая информация об архивном отделе администрации
городского округа Жигулевск
Почтовый адрес для направления корреспонденции
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Фактический адрес месторасположения
445350, Самарская обл., г. Жигулевск, ул. Вокзальная, 24
Адрес электронной почты для направления корреспонденции
arhiv@admzhg.ru
Телефон для справок
2-26-82
Официальный сайт в сети Интернет
mfc63.ru
Начальник архивного отдела
Любавина Вера Васильевна
------------------------------------------------------------------